1．情景分析

情景分析主要是对演示文稿放映环境的分析，包括面对的听众，演讲的环境，以及演讲所需达到的目的。

● 分析听众

制作演示文稿，一定要根据听众的思维构思幻灯片的逻辑结构，这样才能制作出符合听众口味的演示文稿。

分析听众主要考虑以下几个问题。

（1）听众是谁？听众既包括在演讲现场的人，也包括场外可能听到的人，比如事后与现场听众进行讨论的人。知道在听众中都有谁，这对达到演讲目的是至关重要的。    

（2）听众知道些什么？演示PPT时，幻灯片内容并不是越多越好。听众想了解的是自己不知道的、新鲜的事物。所以听众知道得少，你就多讲；听众知道得多，你就少讲，总之不要讲废话。

（3）听众的偏好是什么？每位听众的审美观不尽相同，在制作PPT前一定要对听众的价值取向有所了解。制作的PPT，不论是内容、风格还是信息传达方式，都应尽可能让更多人接受。

（4）听众的感受怎样？在制作PPT时一定要考虑听众的感受。展现的内容越接近他们的兴趣中心，就越容易得到他们的认可。

（5）怎样激发他们的兴趣？一般来说，每个人都受到不同动机的驱使，有不同的兴趣、需要和满意度，这些因素都有可能造成听众对演讲的感受不一致。为了避免这些问题，在制作PPT时，应尽量选择对大多数听众具有价值的内容。

● 分析环境

只有让PPT的风格与现场气氛融为一体，才能让演讲现场的整体氛围更加融洽。这就需要在制作前对PPT的放映环境进行了解和分析，只有对放映环境充分了解后才能适时地调整幻灯片内容。具体方案见下表。

环境分析表    

● 分析目的

只有掌握PPT的演讲目的，在设计PPT时才能有所侧重。下面以产品推广类的演示文稿为例对演讲目的进行详细介绍。

（1）传递信息。希望听众明白演讲意图、目的、产品、技术。基于这个目的，在演讲时需要从细节出发，对产品进行详细阐述。

（2）刺激思维。希望听众注意到产品的优势，比较该产品与其他产品的不同。基于这个目的，在演讲时可以多用表格，以更好地进行对比。

（3）说服听众。希望听众赞同产品的优势、理解产品的不足、相信企业的承诺。基于这个目的，在演讲时可以多讲企业的发展历史、企业文化，使观众的信任感更强。

（4）付诸行动。希望听众以实际行动支持产品，也就是发生购买行为。基于这个目的，在演讲时可以多介绍一些优惠活动。

制作幻灯片时，首先要明确该幻灯片的目的，只有明确了目的才能够着手寻找达到目的的方法。下面介绍几个典型PPT中需要注意的要点，具体内容见下表。

目的分析表    

2．结构设计

在制作PPT前一定要有一个合理的结构设计，这样在编排PPT内容时才能有据可依，不至于内容混乱；否则演讲者在演示时，不仅可能让听众感到不知所云，甚至演讲者自己也会阵脚大乱。

结构设计实际上就是对PPT的逻辑和构思进行梳理，这需要结合具体的业务和制作目的来思考。可以先拟好提纲，再画简单的脚本，然后一步步完成PPT的内容设计，最后美化，如下图所示。    

● 确定主题

主题是演讲的灵魂，只有确立了主题，才能正确收集相关材料、安排结构、拟定讲稿，如下图所示。确定主题是设计结构的前提。下面就来介绍如何确立主题。    

任何一个成功PPT的主题都应该是演讲目标、信息个性和听众心理三要素的和谐统一。演讲目标和听众心理在前面已经介绍过了，这里主要介绍信息个性。信息个性是指针对演讲内容进行提炼，找出具有独特优势的核心内容，然后在制作PPT时将这些内容放大，尽可能地让这些内容深入人心。

只有对听众有意义、有价值的主题，才是受听众欢迎的主题。下面针对主题的确立提供以下可参考的注意事项。

（1）选择生活中听众急需解答的问题。演讲是给别人听的，无论是哪一种演讲，其最终目的都是教育听众、感染听众。针对这一目的，选择的主题一定要具有给听众解答疑惑的特点。

（2）选择自己有真知灼见、有把握讲好的主题。人们都喜欢了解那些具有独到见解的观点，而不愿听那些别人讲了很多遍的老调。演讲者演讲时，按照自己的思路说明观点不容易出错，也能够讲得更加深刻而生动。    

（3）选择主题要单一。演讲时间是有限的，这就从客观上要求主题不能太多，篇幅不能太长。选择的主题应该单一，这样有利于演讲者将问题讲透彻、讲充分。

● 确定结构

演讲架构有三种：逻辑架构、故事体架构及正式架构。制作PPT一般使用正式架构，该架构的内容结构为：简介、传递主旨和结论。这样安排的目的是为了听众充分理解演讲者的意图，并对之留下深刻印象。三者所占的份量一般是简介 10%，主旨 85%，结论 5%。，如下图所示。

了解了PPT结构之后，下面介绍确定PPT结构的步骤，仅供参考。

（1）写出演示或汇报的目标。    

（2）分析听众，找到最适合他们的表达方式。

（3）将构思PPT的过程绘制成思维导图。

（4）为每个核心要点寻找最有说服力的论据。

（5）及时记录下头脑中闪现的灵感，如下图所示

● 确定内容

确定PPT的结构大纲之后，添加内容就容易得多了。只需要根据大纲中的标题内容制作幻灯片文本，然后添加合适的素材即可。    

完整地展现PPT，可以通过封面、目录、章节、内容和结尾 5 部分来表达。

3．提炼美化

将需要讲述的内容添加到PPT中后，还需要对幻灯片进行提炼美化，让PPT成为一份既能说服听众的演讲稿，又是一份赏心悦目的设计作品。

● 精简内容

在为PPT添加内容的过程中，会用到各种各样的素材，使用时一定要取其精华、去其糟粕，做到精益求精。如下图所示的两张幻灯片是内容精简前后的对比。

● 设计外观

一般情况下，在制作PPT时使用的都是空白的模板，没有任何外观设计，这样添加内容时可以灵活布局。但内容添加完成后，为了让幻灯片看起来不那么单调，还应该为其设计专业精美的外观。

设置PPT外观时可以使用统一的模板快速完成美化。如果需要自定义风格，则必须使每张幻灯片的风格保持一致。

● 调整布局

为PPT设置外观后，尤其是使用PowerPoint预设的主题外观，会对幻灯片内容的位置产生非常大的影响。为了让内容与幻灯片页面融为一体，还应该调整幻灯片内容的布局。

● 设置放映

设置放映主要包括设置放映方式和放映效果。合理地利用PowerPoint提供的相关功能，可以让幻灯片增色不少。